Документы по личному составу, образующиеся в процессе деятельности организаций, отражают трудовые отношения работника с работодателем и являются документальным подтверждением трудового стажа, заработной платы, права на льготы. Обеспечение их сохранности является гарантией социальной защиты граждан Российской Федерации.
В соответствии со статьей 61 Гражданского кодекса Российской Федерации ликвидация юридического лица – это прекращение его деятельности без перехода в порядке универсального правопреемства его прав и обязанностей к другим лицам.
На основании статьи 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ), Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. № 77, зарегистрированы в Минюсте России 06.09.2023. Регистрационный № 75119), на хранение в Областное государственное учреждение «Государственный исторический архив немцев Поволжья в г. Энгельсе» (далее – архив), поступают документы по личному составу при ликвидации:
- органов местного самоуправления города Энгельса;
- муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений города Энгельса (далее – муниципальные организации);
- негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей, заключавших трудовые договоры с работниками, осуществлявших свою деятельность.
Архив не принимает на хранение документы у муниципальных и негосударственных организаций, имеющих правопреемника. При реорганизации организаций в форме слияния, присоединения, разделения, выделения, преобразования условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.
Порядок взаимодействия сторон
Документы по личному составу ликвидированных организаций – источников комплектования архива передаются на хранение на основании пункта 8 статьи 23 Федерального закона № 125-ФЗ.
При ликвидации муниципальных организаций, не являющихся источниками комплектования архива, и негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу поступают в архив на основании договора передачи документов на хранение (далее – договор), заключенного между архивом и ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим.
После подписания договора за организацией закрепляется специалист из числа работников архива, который оказывает ей методическую помощь по вопросам упорядочения документов, составления и оформления описей дел, научно- справочного аппарата к ним.
Архив принимает на хранение документы в упорядоченном виде в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. № 77, зарегистрированы в Минюсте России 06.09.2023. Регистрационный № 75119).
Передача упорядоченных документов в архив осуществляется по описям дел, согласованным экспертно-проверочной комиссией управления делами Правительства Саратовской области, и фиксируется в акте приема-передачи архивных документов на хранение.
Передача не упорядоченных документов осуществляется сначала заключением договора по научно-технической обработке и только после этого заключением договора о передаче дел по описям.
Акт составляется в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.
Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации
- Учредительные документы (свидетельство о регистрации или документы о создании, устав или положение, приказы и / или распоряжения о создании, переименованиях, документы о ликвидации);
- Приказы и / или распоряжения по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда) и журналы по их регистрации;
- Протоколы заседаний квалификационной комиссии и документы к ним;
- Трудовые договоры, контракты, соглашения об их изменении, расторжении, договоры подряда, договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг (не вошедшие в состав личных дел);
- Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников);
- Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, трудовые договоры, анкеты и т.д.);
- Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы. Примечание: при отсутствии лицевых счетов - ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат;
- Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица;
- Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.);
- Акты о несчастных случаях;
- Штатные расписания;
- Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан;
- Табели и наряды работников вредных профессий;
- Список (Перечень) вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологических процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии;
- Историческая справка о создании и переименовании организации (с основаниями).
